Nota fiscal sozinha não comprova nada para o TRE. O que comprova é o conjunto: nota fiscal, comprovante de pagamento e, dependendo do tipo de despesa, contrato ou declaração vinculados à mesma operação. Cada tipo de gasto tem um conjunto diferente de documentos obrigatórios, e quem não sabe quais são acaba descobrindo na hora errada, com o prazo correndo.

A lógica é simples de entender e difícil de executar sem método. O auditor não avalia se você gastou bem. Ele avalia se cada despesa tem como ser provada por três perguntas: o que foi contratado, quanto foi pago e a quem o dinheiro chegou. Para responder essas três perguntas em cada despesa, você precisa do conjunto certo de papéis. Abaixo, despesa por despesa.

Prestação de serviços

É a despesa mais comum e a que mais gera questionamento, porque envolve três documentos que precisam conversar entre si. Para uma contratação de serviço, o TRE espera:

  • check_circle Contrato assinado antes do pagamento. A data do contrato precisa ser anterior à data em que o serviço foi pago.
  • check_circle Nota fiscal com CNPJ do prestador. O CNPJ da nota tem que ser o mesmo do contrato.
  • check_circle Comprovante de PIX ou transferência com data. Mostrando que o pagamento saiu para quem prestou o serviço.

O ponto que derruba a maioria das prestações aqui é a ordem das datas. Quando o contrato é assinado depois do pagamento, o documento perde a validade eleitoral, porque sugere que o acordo formal nem existia quando o dinheiro saiu.

Contrato com data posterior ao pagamento não tem validade eleitoral. A data do papel define a legalidade do gasto, não o combinado verbal.

Material gráfico e impresso

Panfletos, banners, adesivos e qualquer peça impressa de campanha seguem uma exigência específica, porque o TRE quer confirmar que o material realmente foi usado na eleição e não em outra finalidade. O conjunto correto é:

  • check_circle Nota fiscal do fornecedor. Com a descrição do material produzido e a quantidade.
  • check_circle Comprovante de pagamento. Vinculado ao valor exato da nota fiscal.
  • check_circle Declaração de uso na campanha. Atestando que o material foi destinado àquela candidatura.

Pessoal e cabos eleitorais

O pagamento a pessoas físicas é onde mais aparece a falta de comprovação, porque é comum pagar e não documentar quem recebeu. Sem o registro do recebedor, o pagamento fica sem amparo documental, mesmo que tenha sido legítimo. O recibo precisa ter:

  • check_circle Nome e CPF do recebedor. Identificando exatamente quem recebeu o valor.
  • check_circle Valor e data. Coincidindo com o comprovante de pagamento.
  • check_circle Assinatura do recebedor. Sem assinatura, o pagamento não tem amparo documental.

Locação de veículo ou espaço

Aluguel de carro de som, sede de campanha ou veículo para deslocamento exige tratar a locação como um serviço contratado, com período definido. O conjunto é:

  • check_circle Contrato com período, valor e assinatura. Deixando claro o intervalo de uso.
  • check_circle Nota fiscal ou recibo. Conforme o locador seja pessoa jurídica ou física.
  • check_circle Comprovante de pagamento vinculado. Ligando o valor pago ao contrato.

O denominador comum das quatro despesas

Em todos os casos, o que o TRE busca é o vínculo. Não basta ter os documentos guardados em pastas separadas. Eles precisam apontar para a mesma despesa, com datas que façam sentido entre si. É esse vínculo que transforma papel solto em prova aceita na auditoria.

Quem entende essa lógica para de tratar documentação como burocracia de fim de campanha e passa a organizar cada despesa no momento em que ela acontece. É a diferença entre revisar na última semana e caçar documento com o fornecedor já desaparecido.